ما هم همیشه در مدیریت زمان به مشکل می‌خورید؟ از برنامه‌هایی که می‌ریزید عقب می‌افتید؟ به انجام کارهای مهم خودتان نمی‌رسید؟ خب اشکال نداره. من هم همین مشکل را داشتم. ولی دیدم اینجوری که نمیشه! پس افتادم به یاد گرفتن مهارت ها، خواندن کتاب‌های برنامه ریزی و غیره. ولی نمی‌دونستم چجوری باید شروع کنم؟ چجوری باید این عادت برنامه ریزی را وارد زندگیم کنم؟ سرگردان داشتم دنبال جواب می‌گشتم که پادکست جافکری پلی شد. اون اپیزود که امیرعلی با دایی صحبت می‌کردن. لینک را براتون میذارم که اگر دوست دارین، گوشش کنید. خودم هم یک خلاصه ازش براتون توی سایت دنیای زیست نوشتم تا بخونین‌ و استفاده کنید. امیدوارم برای شما هم مفید باشه. 

قانون ۸۰-۸۰

خب اولین مورد این هست که شما باید ۸۰ درصد کارهاتون را حتما بنویسید. بعد ۸۰ درصد کارهایی که نوشتید را انجام بدید. این اولین قانون برنامه ریزی هست. البته شروع اعمال این قانون بعد از دو هفته اول است. یعنی شما بعد از دو هفته که مرحله اول را انجام دادید، شروع می‌کنید به اعمال قانون ۸۰-۸۰.

قانون زمان‌

طول می‌کشه تا شما یک عادت به این بزرگی را بوجود بیارید. پس صبور باشید. قانون دوم این هست که شما باید صبر پیشه کنید و به خودتون زمان مورد نیازتان را بدید. شاید برای یک نفر عادت کردن به برنامه ریزی ۳ ماه طول بکشد و برای یک نفر ۱۲ ماه. شما حق ندارید خودتون را مقایسه کنید و باید صبور باشید.

قانون تشویق و تنبیه

سیستم انسان این هست که برای خودش تنبیه و تشویق بگذاره. شما توی برنامه ریزی باید از این ویژگی استفاده کنین. یعنی وقتی که در انتهای روز به قانون ۸۰-۸۰ نمی‌رسید، حتما یک تنبیه برای خودتان در نظر بگیرید. مثلا فردا بستنی نخورید. یا اینکه وقتی که از یک مرحله به مرحله بعدی می‌روید، خودتان را تشویق کنید. مثلا فردا حتما بستنی بخورید. نکته مهم اینه تشویق و تنبیه بیرونی باشه. مثلا می‌تواند نمره دادن به خودتان باشد.

تمام کارهایتان را بنویسید: قدم اول برنامه ریزی

اولین قدم برای برنامه ریزی این هست که شما هر شب بنویسی برای  فردا چه کارهایی دارید. یعنی از اول تا آخر روز چه کارهایی باید بکنید. از کوچک‌ترین ها تا بزرگ‌ترین‌ها، کم اهمیت‌ترین‌ها تا مهم‌ترین‌ها. راستی باید بگم که توی این مرحله شما فقط  تسک‌ها را می‌نویسید و بر اساس اولویت طبقه بندی نمی‌کنید. یعنی فقط طوطی وار بنویسید و از مغزت‌تان همه چیز را بیارید بیرون. آخر هر روز فقط چک کنید که قانون ۸۰-۸۰ رعایت شده باشد.یادتان نرود که حداقل ۲ هفنه بدون قانون ۸۰-۸۰ و بعد از آن هم دو هفته با قانون ۸۰-۸۰ ادامه بدهید. اگر باز هم نیاز به زمان بیشتری داشتید، کوتاهی نکنید. هرچه قدر که نیاز دارید تا این مرحله برای شما عادت بشود به خودتان زمان بدهید.

چک لیست درست کنید: قدم دوم چالش

خب توی این مرحله شما عادت کردید که کارهاتون را بنویسید و بعد انجامشون بدید. برای یکم چالشی‌تر شدن حالا هر شب که خواستید چک کنید که قانون ۸۰-۸۰ را رعایت کرده‌اید یا خیر یک کار دیگه هم بکنید. کنار هر تسک یک تیک بزنید. یا روی اون خط بکشید و یک حالت چک لیست به کل تسک‌ها بدید. حالا می‌توانید یکم خلاقیت به خرج بدهید و شخصی سازی کنید. لیست‌اتون را خوشکل و ژیگولش کنید تا مختص به خودتان باشد. پس از مدت زمانی که به خودتان برای این مرحله زمان داده‌اید (پیشنهاد دنیای زیست حداقل ۶۰ روز است) اگر روز ۳۰ام، ۳۰ چک لیست ۸۰-۸۰ جلوی شما بود به مرحله بعدی بروید.

مهم‌ترها را جدا کنید: مرحله سوم برنامه ریزی

حالا کارهای مهم تر را هر شب از بقیه کارها جدا کنید. یعنی توی لیست کنار مهم ترها یک عدد بنویس. چجوری؟ خب ما سه دسته داریم. ۱،  ۲ و ۳. ۱ شامل کارهایی می‌شود که شما حتما باید در طول روز انجام بدید و مهم‌ترین ها هستند. ۲ شامل تسک‌هایی می‌شود که مهم هستند ولی نه به‌اندازه ۱. در صورتی انجام می‌دهید که کارهای ۱ انجام شده باشند و یا مطمعن باشید که در روند انجام ۱ اختلالی ایجاد نمی‌کنند. ۳ شامل کارهایی می‌شود که انتخابی هستند و اگر توانستید آنها را انجام بدهید عالی است.

اگر هم نتوانستید مشکلی ایجاد نمی‌شود. بازم هر شب باید قانون ۸۰-۸۰ را چک کنید و مطمئن بشید که ۸۰ درصد لیست را نوشته‌اید و ۸۰ درصد کارهایی که نوشته‌اید را  انجام داده‌اید. یادتان نرود که اگر طی زمان مشخصی که برای خودتان تعیین کرده اید (پیشنهاد دنیای زیست حداقل ۹۰ روز است) قانون ۸۰ -۸۰ را رعایت کرده‌اید. حتما از قانون تنبیه و تشویق پیروی کنید و به خودتان یک جایزه خارج از مغزتان بدهید.

گذاشتن زمان بندی صبح، ظهر و شب

بعد از اینکه کارهایتان را توانستید طبق اولویت بندی انجام بدهید به مرحله بعدی جالش برنامه ریزی می‌رویم. قدم بعدی در برنامه ریزی شروع زمان‌ گذاشتن برای تسک‌ها است. تو این مرحله، هر کاری را که دارید می‌گذارید تو یک دسته از سه دسته زمانی‌ای که داریم. چطوری این کار را می‌کنیم؟ خب تسک‌ها را که نوشته‌ایم، سپس اولویت بندی هم کرده‌ایم و توی سه دسته کارها را گذاشته ایم. حالا بین سه دسته زمانی آنها را تقسیم می‌کنیم. سه دسته زمانی شامل : صبح، ظهر و شب هستند.

مثلا صبح: از ۶ تا ۱۲ – ظهر از ۱۲ تا ۱۸ – شب از ۱۸ تا ۲۴. حالا دوتا چک باکس باید برای لیست بگذاریم. یکی برای قانون ۸۰-۸۰ و دیگری برای اینکه اگر در زمانی که مشخص کرده‌ایم کار مدنظر انجام شده است، چک بزنیم. آخر هر روز باید باز هم قانون ۸۰- ۸۰ را رعایت کنیم. این مرحله از مراحل قبلی بسیار سخت‌تر است چراکه زمان دادن به مغز کار سختی است. پس به مدت زمان بیشتری هم نیاز دارد تا به عادت تبدیل شود. پیشنهاد دنیای زیست ۱۲۰ روز است. و اگر بعد از ۱۲۰ روز شما ۱۲۰ لیست که دو چک لیست آنها از قانون ۸۰-۸۰ پیروی می‌کردند، داشتید. به مرحله بعدی بروید. 

برنامه ریزی با زمان‌‌بندی دقیق‌تر

بعد از اینکه زمان بندی سه تایی را کامل کردید، نوبت به این می‌رسد که به کارهایتان زمان بندی دقیق‌تری بدهید. چجوری؟ به این صورت که یک ساعت شروع و پایان می‌دهید. می‌توانید بازه‌های دو ساعته را برای برنامه ریزی هر تسک در نظر بگیرید. این قسمت که چه بازه‌هایی را در نظر می‌گیرید کاملا به شما بستگی دارد. برای بهتر جا افتادن موضوع با یک مثال پیش می‌رویم. فکر کنید که باید سه تا کار انجام بدید: ۱ زیست شناسی دوازدهم بخونید – ۲ ریاضی یازدهم تمرین بنویسید – ۳ ورزش کنید.

خب اولویت زیست شناسی دوازدهم از همه بیشتر است و آن را در دسته ۱ قرار داده اید. پس زودتر از بقیه باید انجام شود و به آن زمان صبح داده‌اید.حالا به اضافه صبح به آن اولین بازه زمانی در صبح را هم اختصاص می‌دهید یعنی ۸ تا ۱۰. بعد نوبت به ورزش و ریاضی یازدهم می‌رسد. اولویت هردو آنها یکسان است و در دسته ۲ قرار می‌گیرند. پس یکی از آن ها را در زمان صبح گذاشته‌اید، که به آن بازه ۱۰ تا ۱۲ را می‌دهید. دیگری را در بازه ظهر گذاشته‌اید و به آن بازه ۱۶ تا ۱۸ را می‌دهید. این مرحله آخرین مرحله است و همیشه باید قانون ۸۰-۸۰ را رعایت کنید. و یادتان نرود که برای خود تشویق و تنبیه خارج از مغز در نظر بگیرید. از آنجایی که به آخرین قدم در برنامه ریزی رسیده اید، این مرحله می‌تواند تا بینهایت ادامه داشته باشد. 

در پایان

خب. الان شما یک جاده‌ راه یا رودمپ برای شروع برنامه ریزی دارید. امیدوارم کمک‌اتان کرده باشیم. از اینجا از امیرعلی و دایی هم تشکر می‌کنیم. لینک اپیزود جافکری هم برایتان گذاشته‌ام. هیچوقت دیر نیست و از همین الان هم می‌توانید عادت برنامه ریزی را درون خودتان بوجود بیارید. یادتان نرود که ما مجموعه ای از عادت‌ها هستیم که اون‌ها به رفتار ما شکل می‌دهند. از تغییر بترسید چون سخت است و شما را از منطقه راحتی که دارید بیرون می‌کشد ولی همین به چالش کشیده شدن برای بهتر شدن است که جذاب است. پس یک کاغذ بردارید و شروع کنید به نوشتن لیست کارهایی که در مغزتان دارید.